Начальник отдела – пл. Ленина, 7, каб. № 304, тел. +7 (85652) 5-13-72.
График приёма – понедельник-пятница, с 08.00 до 14.00, перерыв с 12.00 до 13.00.
Главный специалист – пл. Ленина, 7, каб. № 302, тел. +7 (85652) 5-11-20.
Главный специалист – пл. Ленина, 7, каб. № 301, тел. +7 (85652) 2-30-57.
Главный специалист – пл. Ленина, 7, каб. № 302, тел. +7 (85652) 5-11-20.
Оператор компьютерного набора – пл. Ленина, 7, каб. № 301, тел. +7 (85652) 2-30-57.
Основные задачи и функции отдела контроля и делопроизводства администрации городского округа Енакиево
Донецкой Народной Республики
1. Основными задачами отдела контроля и делопроизводства администрации городского округа Енакиево Донецкой Народной Республики (далее – отдел) являются:
1.1. Организация делопроизводства в администрации городского округа Енакиево Донецкой Народной Республики (далее – администрация).
1.2. Документационное обеспечение управленческой деятельности администрации.
1.3. Совершенствование форм и методов работы с документами. Сокращение документооборота. Внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения.
1.4. Осуществление контроля за:
1.4.1. Обязательным соблюдением отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации требований по составлению и оформлению документов.
1.4.2. Исполнением отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации указов, распоряжений и поручений Главы Донецкой Народной Республики, постановлений Правительства Донецкой Народной Республики, документов министерств и иных государственных органов Донецкой Народной Республики и федерального подчинения, запросов депутатов Народного Совета Донецкой Народной Республики, муниципальных правовых актов, издаваемых Главой муниципального образования городского округа Енакиево Донецкой Народной Республики (далее – контрольные документы).
1.5. Оказание методической и консультативной помощи отраслевым (функциональным) и территориальным органам администрации, муниципальным предприятиям администрации по вопросам делопроизводства и контроля исполнения документов.
2. Для реализации возложенных на него задач отдел в пределах полномочий, предусмотренных Положением об администрации и Положением об отделе, выполняет следующие функции:
2.1. Обеспечение организации делопроизводства в администрации согласно действующим стандартам и правилам делопроизводства с использованием системы электронного документооборота.
2.2. Осуществление приема, регистрации, предварительного рассмотрения, учета входящей и исходящей корреспонденции и передача ее в соответствии с распределением обязанностей главе муниципального образования городского округа Енакиево Донецкой Народной Республики округа (далее – Глава округа), первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, управляющему делами администрации и исполнителям.
2.3. Проверка проектов муниципальных правовых актов, издаваемых Главой округа, на их соответствие нормам делопроизводства.
2.4. Ведение регистрации, учет и хранение в течение установленного срока муниципальных правовых актов, издаваемых Главой округа.
2.5. Ведение регистрационно-контрольных картотек входящей и исходящей корреспонденции, муниципальных правовых актов, издаваемых Главой округа.
2.6. Внесение записей о внесении изменений, дополнений, утрате силы или отмене в подлинники муниципальных правовых актов, издаваемых Главой округа.
2.7. Осуществление приема и передачи информации посредством имеющихся каналов электронной связи.
2.8. Ведение архива администрации.
2.9. Участие в проведении экспертизы научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение.
2.10. Составление сводной номенклатуры дел администрации на основе номенклатур дел отраслевых (функциональных) органов администрации (без прав юридического лица), обеспечение контроля за правильным формированием, оформлением и хранением дел, подлежащих сдаче в архивный отдел аадминистрации.
2.11. Осуществление контроля за:
2.11.1. Обязательным соблюдением в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации требований по составлению, оформлению документов и организации делопроизводства, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в администрации городского округа Енакиево Донецкой Народной Республики.
2.11.2. Своевременным возвращением в отдел отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации подлинников отработанных документов.
2.12. Обобщение и анализ сведений о документообороте в администрации.
2.13. Оформление, доведение до сведения заинтересованных должностных лиц, предприятий, организаций, учреждений, граждан согласно списку рассылки, составленному разработчиком, муниципальных правовых актов, издаваемых Главой округа, а в необходимых случаях, заверение копий и выписок из изданных муниципальных правовых актов, подготовленных разработчиком.
2.14. Ведение в установленном порядке учета заданий, предусмотренных контрольными документами, поручений Главы округа, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами администрации по выполнению документов, контроль за которыми возложен на отдел.
2.15. Проверка состояния исполнения контрольных документов отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации.
2.16. Обеспечение своевременного поступления информационных и других материалов от отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации о ходе исполнения контрольных документов.
2.17. Подготовка, заблаговременное и систематическое предоставление отраслевым (функциональным) и территориальным органам администрации письменных напоминаний-предупреждений об истечении сроков исполнения документов.
2.18. Информирование Главы округа, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами администрации о состоянии исполнения контрольных документов отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации.
2.19. Анализ причин возникновения нарушений при исполнении требований контрольных документов, внесение предложений по их устранению.
2.20. Обеспечение организационно-технической подготовки аппаратных совещаний, проводимых Главой округа.
2.21. Изучение и анализ организации ведения делопроизводства и контроля в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации, муниципальных предприятиях администрации, внесение предложений по их совершенствованию.
2.22. Подготовка проектов распоряжений администрации о состоянии исполнительской дисциплины.
2.23. Рассмотрение по поручениям Главы округа, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами администрации заявлений и обращений граждан, служебных писем и иных документов по вопросам, относящимся к компетенции отдела, поступивших в администрацию, подготовка проектов ответов на них.
2.24. Подготовка справочных, информационно-аналитических материалов для Главы округа, первого заместителя главы администрации, управляющего делами администрации о документообороте, о ходе исполнения контрольных документов, о состоянии исполнительской дисциплины в администрации и другим вопросам, относящимся к компетенции отдела.
3. Отдел осуществляет иные функции, необходимые для реализации возложенных на него задач, выполняет поручения Главы округа, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами администрации, относящиеся к сфере деятельности отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации, Донецкой Народной Республики, Положением об администрации и Положением об отделе контроля и делопроизводства, другие функции, вытекающие из возложенных на отдел задач.